PROJETO GABRIELA

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PROJETO GABRIELA

gabriela oliveira

Resumo

A escrituração contábil digital faz parte do projeto do governo federal o qual busca promover a integração dos fiscos federal, estadual e municipal, simplificar os processos de arquivamento e uniformizar o envio das obrigações através da transmissão via internet.
Desta forma, o governo busca ter as informações disponíveis a qualquer momento, através do programa SPED, o qual faz parte o ECD, ECF, SPED Fiscal e contribuições, E-Social e o extinto FCONT.
O artigo focará em informações referente ao ECD – Escrituração Contábil Digital.

Palavras-chave: SPED; ECD; Receita Federal do Brasil (RFB); Escrituração Contábil

Abstract

Palavras-chave: SPED; ECD; Federal Revenue Service of Brazil (RFB); Accounting Bookkeeping

A era SPED

A tecnologia colabora na otimização do processo de negócio, visando aumento de produtividade e informações seguras e precisas.

Visando a otimização dos processos e busca de informações precisas a sua disposição, o governo federal aposentou os tradicionais livros contábeis e fiscais impressos por formatos eletrônicos.

Os antigos livros diários que eram impressos, encadernados e levados para a Junta Comercial sede da empresa foi substituído a partir 2008 pelo ECD, o qual contém as informações que antes impressas e agora são transmitidas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) através da página eletrônica da Receita Federal do Brasil.

O programa SPED – Sistema Público de Escrituração Digital foi instituído através do Decreto 6.022/2007, com alterações pelo Decreto n. 7.979 / 2013, tendo sua entrega a partir do ano 2008.

Conforme própria definição da Receita Federal do Brasil (RFB), “O SPED é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. (Redação dada pelo Decreto n. 7.979 /2013)”

O programa SPED mantem parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto e firma protocolos de cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos.

As informações são padronizadas e emitidas em forma eletrônica, através da importação de arquivo .txt no site da Receita Federal.

Conforme nota na página da Receita Federal, com a Escrituração Contábil tanto a Receita Federal quanto as empresas adquiriram vantagens com o SPED.

Destaca-se:

 A diminuição do uso e arquivo de papel que servia para gerar os livros diário, razão e balancete;

 Redução de custo (tempo e dinheiro) para o cumprimento das obrigações da empresa;

 Melhor organização dos dados informados, uma vez que os arquivos estão padronizados, mesmo layout, qualquer funcionário ou parceiro, localiza as informações com maior facilidade

 A padronização trouxe qualidade da informação arquivada;

 Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;

 Redução de custos administrativos;

 Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;

 Disponibilidade de copias autenticas e validas da escrituração para uso dis-tinto; aperfeiçoamento do combate à sonegação;

 Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.

A contabilidade digital

De acordo com Almeida Filho, a nova era da informática provocou transformações e grandes avanços na contabilidade,

“Nos últimos trinta anos, aconteceram mudanças significativas na legislação tributá-ria e nos procedimentos contábeis. As melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se da tecnologia da computação (informação) trouxe-ram enormes benefícios para os profissionais da área. (Almeida Filho, 2000, p.1)”

A informatização contábil no Brasil teve seu início nos anos 70 mas o crescimento acelerado ocorreu na década seguinte, nos anos 80.

“A profissão do contabilista é considerada muito trabalhosa, por causa de suas complexidades, e as necessidades de controle de um número relevante de fatos contábeis que ocorrem no dia – a – dia das empresas, incluindo aí a questão do go-verno no controle dos fatos que provocam recolhimento de impostos. (Almeida Fi-lho, 200, p.1)”

A informatização contábil exige que o profissional se atualize constantemente em sintonia com as inovações tecnológicas a fim de executar melhor analise.

“A informática atualmente é fundamental em todos os segmentos da sociedade. Por outro lado, a contabilidade é um segmento que não vive sem a ajuda dos computa-dores e, hoje percebe-se um investimento crescente nas organizações em softwares e hardwares ligados à área contábil. (Almeida Filho, 200, p.2)”

O avanço da tecnologia proporcionou a contabilidade maior agilidade, qualidade nas informações prestadas e fidedignas. Investir em um ERP (Enterprise Resource Planning – tradução para o português) é garantia que não ocorra alterações em valores ou contas contábeis.

O ERP é uma ferramenta que possibilita a integração entre as diferente áreas das empresas, garantindo autonomia, mitigação de erros e retrabalhos, proporcionando produtividade e qualidade das informações produzidas e recebidas pelos usuários.



Escrituração contábil

De acordo com Iudicidus, a contabilidade é uma ciência responsável por controlar os fenômenos patrimoniais de uma entidade.

“É a ciência que estuda os fenômenos patrimoniais ocorridos em uma entidade. Esses fenômenos são acontecimentos do cotidiano da entidade, quer seja a venda de produtos ou mercadoria ou ainda a prestação de serviços, o recebimento de créditos, pagamento de débitos, entre outros. (Iudicibus, 200, p.22)”

No conceito de Hilário Franco, a contabilidade se define:

“A Contabilidade é a ciência que estuda os fenômenos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a classificação, a demonstração expositiva, a análise e a interpretação desses fatos, com o fim de oferecer informações e orientação – necessárias à tomada de decisões – sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial. (FRANCO, 1997, p. 21).”

Assim, conclui-se que a principal função da contabilidade é fornecer informações para a tomada de decisão dos stakeholders.

De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (CFC 2009), pela NBC T.1, as demonstrações contábeis são elaboradas e apresentadas para os stakeholdeers a fim de utilizarem as informações para a tomada de decisão, a partir dos resultados demonstrados nos arquivos.

As demonstrações contábeis agrupam relatórios, conforme determina a Lei n. 6.404/16, alterada em parte pela Lei n. 11.638/07 e Lei n. 11.941/09. As demonstrações representam uma síntese dos eventos ocorridos na empesa, registrados por ordem cronológica de acontecimentos, no livro denominado Diário.

Conforme a NBC T 2, item 2, do CFC (20069), o Diário é o livro contábil no qual a empresa mantem um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico.

De acordo com a Lei n. 10.406/2002 o Livro Diário é imprescindível a todas as em-presas.

Somando ao Livro Diário, outro livro tão importante quanto, é o Livro Razão, embora não tenha a obrigatoriedade, seja facultativo as empresas.

O Livro Razão apresenta o movimento de todas as contas. De acordo com Haberkorn e Oliveira (2001, p.36) – pode-se conhecer o total de operações de um elemento especifico do Patrimônio e também das contas que lhe trazem variações. –

Desta forma, através do Livro Razão é possível conhecer todos os fatos ocorridos em determinada conta em detalhamento.

Na NBV T2-2.1.1, diz que a empresa deve manter um sistema de escrituração uni-forme do seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecaniza-do ou eletrônico. Assim conclui-se que a escrituração contábil é o registro sistemático de quantias, datas e origens dos fatos que compõem seu patrimônio.

Escrituração Contábil Eletrônica – ECD

Conforme a NBC T 2, do CFC (2009) que regulamenta a escrituração eletrônica, os lançamentos contábeis em forma eletrônica devem ser efetuados com os seguintes aspectos: “a) um registro a debito e um registro a credito; ou b) um registro a debito e vários registros a credito; ou c) vários registros a debito e um registro a credito ou d) vários registros a debito e vários registros a credito.”

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado no Decreto n. 6.022/07 e a Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instruída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da Instrução Normativa n. 787/2007.

O objetivo do ECD é a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I. Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II. Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamentos comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Conforme manual da RFB, o ECD apresenta os modelos e as formas de escritura-ção, como segue:

a) G – Diário Geral: É um livro independente de qualquer outro, portanto sem escrituração auxiliar;

b) R – Diário com Escrituração Resumida: É um livro Diário contendo escrituração resumida. De acordo com o $ 1 do Art. 1184 do Código Civil, admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou rea-lizadas fora da sedo do estabelecimento, desde que utilizado livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Esse livro obriga a existência dos livros auxiliares “A” ou “Z”, não podendo coexistir com os livros “G” e “B”, em relação ao mesmo período;

c) A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida: Contém os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida. Atende aos requisitos previstos no $ 1 do Art. 1184 do Código Civil.

d) Z – Razão Auxiliar: É um livro auxiliar que será utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

e) B – Livros Balancetes Diários e Balanços:

Para fins de esclarecimentos de nomenclatura, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) adota a terminologia “Livro Digital”, a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza “Escrituração Contábil Digital’ e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) utiliza “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”.

Para armazenamento em forma eletrônica, o livro digital devem ser autenticados e assinados por no mínimo, duas pessoas: a pessoa física responsável que tiver poderes para a pratica de tal ato e o contabilista. Não existe limite para a quantidade de signatários e as assinaturas podem ser feitas em qualquer ordem. O livro digital de-verá ser assinado através do certificado digital (e-CPF ou e-PF). Importante que os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não pode ser utilizados.

Em resumo, segundo o art. 3 da Instrução Normativa RFB n. 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1 de janeiro de 2014, todas as empresas com exceção das optantes pelo Simples Nacional.

O prazo de entrega foi fixado pelo art. 5 da Instrução Normativa RFB n. 1.420/2013, no qual informa que a ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração, sendo encerrado as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para a entrega da escrituração.

Para situações especiais, como nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fu-são ou incorporação, o ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. Sendo assim 30 dias após ao evento.

ECD – estrutura dos blocos

O arquivo ECD possui uma estrutura definida conforme os critérios da RFB, organizados por blocos, que por sua vez, estão organizados em registros que contém dados.

Bloco

Falar do bloco inicial – cadastro

Figura 1. Erro de estrutura de nivel de conta contabil pagina.

Bloco I050 / I051 

  No bloco I050 é obrigatório e refere-se ao Plano de Contas da Empresa.

O Plano de Contas é um dos instrumentos fundamentais para a empresa e junta-mente com a correta classificação dos lançamentos contábeis, proporciona maior qualidade nas informações e analise.

Pelo bloco I050, sua estrutura é amarrado ao Plano Referencial da Receita, bloco I051.

O Plano de Contas Referencial é segregado conforme o tipo de entidade e com o regime de tributação, semelhante a extinta DIPJ.

O intuito do Plano Referencial da RFB é demonstrar e compor os saldos contábeis, entre ativo, passivo, receita, custo e despesa.

O Plano de Contas Referencial não é obrigatório no ECD, contudo desde a escrituração do ano – calendário de 2014 o SPED Contábil adota o mesmo plano de contas referencial no ECF, no qual o ECD é base para o trabalho das informações nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e U150 da ECF.

Todos os Plano de Contas Referencias estão disponíveis no Manual Orientação do Leiaute da ECF e no próprio diretório do programa do SPED Contábil em C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas. Exemplo: Arquivo do plano referencial L100A (Balanço Patrimonial de PJ em Geral) – 2015: SPEDCONTABIL_DINAMICO_2015$SPEDECF_DINAMICA_L100.

O Plano de Contas Referencial é atualizado pela RFB e necessário estar atento as atualizações para evitar erro de arquivo.

Na figura 2 observa-se exemplo de Plano de Contas Empresa e Plano de Contas Referencial para a conta Caixa e na Figura 3 observa-se exemplo para a conta Bancos.

Nota-se que há mais de uma conta no Plano de Contas Empresa para o menos Plano Referencial da RFB.

Importante ressaltar que o relacionamento entre Plano de Contas Empresa e Plano Referencial da RFB refere-se somente entre conta contábil analítica

Outro ponto importante referente ao Bloco I050 é referente a quantidade de níveis do Plano de Contas Empresarial.

Conforme o Manual do ECD, o Plano de Contas da empresa deve ter no mínimo 4 níveis.

Exemplo:

Nível 1: Ativo – Nível 2: Ativo Circulante – Nível 3: Disponibilidades – Nível 4: Caixa

Esta exigência, caso não seja respeitada o Programa Validador e Assinador (PVA), o qual é enviado o arquivo .txt a RFB, acusa erro no ECD de estrutura e desta forma não é permitida a entrega do arquivo.

Figura 4. Erro de estrutura de nível de conta contábil pagina.

Bloco I200 / I250

O bloco I200 refere-se a toda movimentação do período.

É estruturado por data, conta e número de lançamento.

Bloco I350 / I355

O bloco I350 apresenta o saldo das contas contábeis antes do encerramento.

É neste bloco que se valida o valor informado no relatório demonstrativo DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

A validação do saldo deste bloco é muito importante devido seus valores serem refletidos em outra obrigação do SPED – ECF.

É importante também que o profissional responsável pela validação das informações que efetue o cruzamento das informações do bloco I355 com o bloco J150, que será comentado posteriormente.

Bloco J100 / J150 

O bloco J100 refere-se ao relatório contábil Balanço Patrimonial, no qual agrupa os saldos das contas referenciadas entre Ativo e Passivo.

Este bloco é possível fazer um cruzamento com o bloco I155 para validar saldos

O bloco J150, mencionado anteriormente, refere-se ao relatório contábil DRE – Demonstrativo do Resultado do Exercício, no qual agrupa os saldos das contas de resultado.

O total do bloco J150 tem que ser exatamente o valor do bloco I355

Validação e Prazos

O arquivo txt deverá ser importado e submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA (figura 3 e figura 4), disponível na pagina da RFB na internet, http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/sped-sistema-publico-de-escrituracao-digital/escrituracao-contabil-digital-ecd/escrituracao-contabil-digital-ecd.

Ao importar o arquivo txt. para o PVA, o programa executará algumas validações de estrutura:

 Validará os blocos obrigatórios (figura 5);

 Se o plano de contas esta amarrado com o plano referencial (figura 6 e 7);

 Se debito e credito conferem (figura 8, 9 e 10);

 Saldo final versus saldo inicial da conta

O PVA apresenta duas analises do arquivo: arquivo com erro e/ ou com advertências.

O arquivo com erro não é possível o envio, enquanto o arquivo com advertências, o usuário consegue transmitir os livros.

Ao enviar o arquivo, o livro contábil passa a ser um livro digita, estando disponível para os usuários visualizarem.

  Prazo de entrega e penalidade 

O prazo para entrega dos ECD conforme consta no $$ 1 e 2, art. 5, RFB n 787/2007, consideradas alterações pela IN RFB XXXXX, extingue-se no último dia útil do mês de Maio só ano subsequente ao ano de referência da escrituração.

Para os casos de extinção xxxxxxxxxxx

Segundo o art. 10, in RFB n 787/2007, “a não apresentação da ECD no prazo fixado no Art. 5 acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração”.

Importante ressaltar, que a RFB informa que “todos os meses deverão estar contido no mesmo ano; não deve conter fração de mês, exceto nos casos de abertura, cisão, fusão, incorporação ou extinção; e que havendo mais de um mês, a sequência de meses deve ser obedecida.”

Para os livros auxiliares, os períodos de escrituração do livro principal, bem como de seus auxiliares, deverão ser os mesmos.

Quando ocorrer incorporação, fusão ou cisão será gerado dois conjuntos de livros, sendo um para o período até a data do evento e outro para o período remanescente. Caso ocorra a transmissão de livros sobrepostos, ou seja, referentes ao mesmo períodos, mesmo que a sobreposição seja em apenas um dia, o programa PVA rejeitara o envio da transmissão.

Transmissão do ECD

O arquivo .txt deverá ser importado para o PVA.

O PVA, efetuara as validações mencionadas anteriormente. Após a validação será solicitada a assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que tem poderes para assi-nar.

Até a versão do PVA anterior a 2015, era necessário após a assinatura do arquivo, fazer o requerimento de autenticação perante a Junta Comercial. Esse requerimen-to foi extinto a partir das entregas ano 2016, base 2015.

Dessa forma, após as assinaturas o arquivo está pronto para ser transmitido para o SPED.

Após a transmissão, será fornecido um recibo com o código da entrega.

Também será emitido pelo PVA, o Termo de Abertura e Termo de Encerramento.

O arquivo digital (livro Diário, Razão) pode ser verificado a qualquer momento, inclusive antes do envio ao SPED, conforme Figura. X

Retificação do ECD

A retificação de Livro Digital teve alteração recentemente no último PVA disponibili-zado aos usuários.

Em versões, anteriores, a retificação do livro era possível enquanto o livro estivesse em situação classificada como andamento.

Ao importa o novo arquivo de substituição, contendo a informação no bloco I000I que o livro trate-se de arquivo retificador, era solicitado a identificação do livro ante-rior e o hash (código do envio).

Na nova versão do PVA, para retificar o livro é necessário a assinatura de auditor externo.

Conclusão

As mudanças ocorridas desde o início do processo de escrituração contábil exigi adaptações tantos dos profissionais da contabilidade quanto da área de Tecnologia da Informação (TI). 

Faça-se necessário o investimento na área de TI para sempre atender as atualizações das solicitações e a manutenção da segurança dos dados e a atualização constante do contabilista para atender todas as solicitações do Fisco.

Desta forma, destaca-se o profissional que melhor souber receber as informações e solicitações que surgem a cada nova entrega, tornando os contabilistas e profissionais da área de TI de extrema importância para as organizações e claro que também para o Fisco.

Importante ressaltar que a informática, apenas processa dados em função das necessidades definidas no sistema contábil, cabendo ao contador a responsabilidade para que as operações sejam processadas de forma correta, em tempo hábil e em conformidade com as normas e princípios contábeis. 

De acordo com Oliveira (1997, p.12), “o sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes, como: capacidade de interpretar correta-mente legislação, principalmente a societária e tributaria, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial”

Assim conclui-se a necessidade de uma formação profissional adequada e voltada para a realidade das empresas e o aperfeiçoamento permanente e continuo. 

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APÊNDICE A — Subtitítulo do apêndice

Apêndices tem objetivo de melhorar a compreensão textual, ou seja, completar ideias desenvolvidas no decorrer do trabalho.

ANEXO A — Figuras

Figura 1. Erro de estrutura em Cadastro

Figura 2 – Plano Referencial

Figura 3 – Plano Referencial

Figura 4. Erro de estrutura de nivel de conta contabil

Figura 4 – PVA

Figura 4 – PVA

Figura 5 – Validação de campo obrigatorio

Figura

Figura 6 – Validação de Plano Referencial (correto)

Figura 7 – Validação de Plano Referencial (com erro)

Figura 8 – Validação debito e credito

Bloco referente ao Balancente Mensal (saldo anterior, debito, credito, saldo final)

Figura 9 – Validação debito e credito – Mensagem de erro

Figura 10 – Validação debito e credito – Mensagem de erro

Figura 11 – Validação dos lançamentos de encerramento

Bloco referente ao saldo anterior a apuração do exercicio.

Figura

 

feito

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